部下に仕事をお願いしたのに、「思っていたものと違うものが出てきた」「期限を過ぎてから、まだ着手していなかった」。そんな経験はありませんか。部下への指示の出し方は、「目的」「やってほしいこと」「期限」「完成のイメージ」の4つを具体的に伝えるのが基本です。この記事では、指示が伝わりやすくなる順番と、口頭・チャット・メールでそのまま使える例文を、場面別に紹介します。
結論：指示は「目的・内容・期限・イメージ」を具体的に
指示が伝わらない原因は、部下の理解力よりも、指示の情報が足りないことにあるケースが少なくありません。次の4つを入れると、伝わり方が変わります。
- 目的：何のための仕事か。「〇日の会議で、〇〇を決めるために使う」
- 内容：具体的に、何をしてほしいのか。「競合3社の価格を、表にまとめる」
- 期限：「〇日（〇）の17時までに」と、日時を具体的に
- 完成のイメージ：どのくらいの量・形式か。「A4で1枚、見本はこのファイル」
「あとは、よろしく」「いい感じにまとめておいて」といった、あいまいな指示は、部下を迷わせます。自分の頭のなかにあるイメージを、言葉にして渡すことが、指示を出す側の役割です。
指示を出す前に、整理しておきたいこと
| 整理すること | 具体例 |
|---|---|
| この仕事の目的 | 「会議で上司に提案するため」「お客様への回答に使うため」 |
| ゴール（できあがり） | 「Excelの表1枚」「3ページの資料」「口頭で5分の報告」 |
| 期限と、途中で確認する日 | 「最終は〇日。〇日に、途中の状況を見せてほしい」 |
| 部下に任せる範囲 | 「構成は自分で考えていい」「金額の判断は、私に確認する」 |
| 優先順位 | 「いまの仕事より、先にやってほしい」「手が空いたときで構わない」 |
ここまで整理できていれば、指示の半分は完成しています。すべてを完璧に整えなくても、「目的」と「期限」の2つだけは、必ず決めておきましょう。
部下への指示の出し方の基本の型
| 順番 | 伝える内容 | 例 |
|---|---|---|
| 1. お願いする | 命令ではなく、依頼の形で切り出す | 〇〇の資料作成を、お願いしたいんだ。 |
| 2. 目的 | 何のための仕事か | 〇日の会議で、新しい案を説明するために使います。 |
| 3. 内容・イメージ | 具体的に何を、どの形で | A4で1枚、〇〇の比較表です。見本はこちら。 |
| 4. 期限 | 日時と、途中の確認日 | 〇日の17時までに。〇日に、一度見せてください。 |
| 5. 任せる範囲・相談先 | どこまで自分で決めていいか | 迷ったら、いつでも相談して。 |
| 6. 確認する | 相手の理解を確かめる | ここまでで、分からない点はないですか？ |
敬語や言い回しの基本は、文化庁の「敬語の指針」で整理されています。
場面別・部下への指示の出し方の例文
〇〇の部分は、自分の状況に合わせて書き換えてください。
口頭で、基本の指示を出す
口頭では、目的から話し始めて、最後に、相手の理解を確かめます。
〇〇さん、ひとつお願いしたい仕事があるんだけど、いま少しいいかな。
〇日の会議で、新商品の案を説明するために、競合3社の価格を、表にまとめてほしいんだ。
A4で1枚、見本はこのファイルを使ってください。
期限は、〇日の17時。〇日に、一度途中を見せてもらえると助かります。
ここまでで、分からないところはある？
チャットで、期限つきの指示を出す
お疲れ様です。〇〇の件で、お願いがあります。
【内容】競合3社の価格を、表にまとめる
【目的】〇日の会議で、新商品の案を説明するため
【期限】〇日（〇）17時
【イメージ】A4で1枚（見本：〇〇.xlsx）
不明な点があれば、いつでも聞いてください。
優先順位を指示する
複数の仕事を抱えている部下には、何を優先するかを、はっきり伝えます。
いまの〇〇の作業より、先に、〇〇のお客様への回答を優先してもらえるかな。〇〇の作業は、〇日まで延ばして大丈夫です。両方は難しそうなら、教えてください。
資料作成を、完成のイメージつきで指示する
〇日の定例会議で使う、先月の売上報告の資料を、お願いします。
ページ数は3枚以内で、結論を先に書いて、グラフは2つまでにしてください。去年の資料が参考になると思うので、共有フォルダの〇〇を見てください。
完成したら、〇日の午前中に、一度見せてください。
急ぎの仕事を、お願いする
急ぎのときこそ、焦って、命令口調にならないように注意します。
急なお願いで申し訳ないんだけど、〇〇の件を、今日の15時までに、確認してもらえるかな。お客様から、至急の問い合わせが来ていて、〇〇の数字が必要なんです。難しいときは、すぐ教えてください。
裁量を渡して、任せる
経験のある部下には、細かい手順ではなく、目的とゴールを伝えて、任せます。
〇〇の企画について、〇〇さんに進め方を任せたいと思っています。目標は、〇日までに、〇〇の案を3つ出すことです。進め方は、自由に決めてください。ただ、途中で、〇日に一度、状況を聞かせてもらえますか。
やり直しや、手直しをお願いする
手直しは、「ダメ」と言わず、直してほしい点と、その理由を、具体的に伝えます。
資料、ありがとう。全体は分かりやすく、とても良いと思います。一点だけ、お願いしたいのですが、3ページ目のグラフを、〇〇の期間に変えてもらえますか。会議では、直近の動きを説明したいからです。
指示が伝わりにくくなる言い方と、言い換え
| 避けたい言い方 | 言い換え例 |
|---|---|
| いい感じにまとめておいて | A4で1枚、結論を先に書いて、グラフは2つまでにしてください |
| なるべく早くお願い | 〇日（〇）の17時までにお願いします |
| やっておいて（目的なし） | 〇〇のために、〇〇をお願いします |
| 前にも言ったよね | 念のため、もう一度確認させてください。ポイントは〜です |
| 自分で考えて | 〇〇の範囲は、自由に決めてください。迷ったら相談してください |
依頼の言い方全般は、仕事の依頼メールの書き方｜断られにくいお願いの例文でも紹介しています。
指示を出したあとに、気をつけたいこと
- 理解を、確認する：「ここまでで、分からないところはある？」と聞く。復唱してもらうのも効果的
- 途中で、様子を見る：期限の直前ではなく、途中の確認日を設けると、手戻りが減る
- 相談しやすい雰囲気をつくる：「迷ったら、いつでも聞いてね」と、一言添える
- できたことは、認める：指示どおりに進んだら、「ありがとう、助かったよ」と伝える。褒め方は後輩・部下の褒め方｜具体的に伝えるコツと例文7選でも紹介しています
注意や指摘が必要な場面は、後輩・部下への注意の言い方も参考にしてください。
よくある質問
Q. 指示は、口頭とメール（チャット）のどちらがいいですか？
A. 簡単な指示は口頭でもよいですが、期限や条件が多い仕事は、チャットやメールで文面に残すと、行き違いを防げます。口頭で伝えたあとに、要点をチャットで送るのもおすすめです。
Q. 部下が「分かりました」と言うのに、できていないことがあります。
A. 「分かりました」だけでは、理解の程度が分かりません。「どう進める予定？」と聞いて、相手の言葉で説明してもらうと、認識のずれに気づけます。
Q. 細かく指示しすぎると、部下の成長を妨げませんか？
A. 経験の浅い部下には、細かく伝え、慣れてきたら、目的とゴールだけを伝えて任せるのがおすすめです。部下の経験や、仕事の難しさに合わせて、指示の細かさを調整しましょう。
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