歓迎会や忘年会の幹事を任されて、案内のメールを書くことになった。日程、場所、会費、出欠の確認と、書くことがたくさんあって、「何を、どんな順番で書けばいいのか」と迷っていませんか。飲み会の案内メールは、「日時・場所」「会費」「出欠の回答期限」の3つを、はっきり、短く書くのが基本です。この記事では、日程調整から開催後のお礼まで、場面別にそのまま使える例文を紹介します。
結論：案内は「日時・場所・会費・回答期限」を過不足なく
案内メールで大切なのは、受け取った人が、「いつ、どこで、いくらで、いつまでに返事をすればいいのか」を、すぐに分かることです。次の3つを意識しましょう。
- 必要な情報を、そろえる：日時、場所（地図やURL）、会費、集合の時間、出欠の回答期限
- 回答しやすくする：「〇日までに、このメールに返信してください」と、方法も書く
- 参加は、任意であることに配慮する：「ご都合が悪い場合は、お気軽にお知らせください」と、断りやすい雰囲気にする
飲み会への参加は、人によって事情が違います。強制的に聞こえない書き方にすると、幹事も、参加者も、気持ちよく進められます。
案内メールに入れる項目
| 項目 | 書く内容の例 |
|---|---|
| 目的・名称 | 「〇〇さんの歓迎会」「年末の懇親会」 |
| 日時 | 〇月〇日（〇）19:00〜21:00（開場18:50） |
| 場所 | お店の名前、住所、電話番号、地図のURL |
| 会費 | 〇〇〇〇円（当日、幹事が集めます） |
| 出欠の回答期限 | 〇日（〇）17時までに、返信をお願いします |
| アレルギー・苦手なもの | 食べられないものがあれば、お知らせください |
| 連絡先 | 不明な点は、幹事の〇〇まで |
お酒を飲めない人や、苦手な食べ物がある人もいます。「ソフトドリンクも、ご用意します」「ご希望があれば、お知らせください」と、一言添えると、配慮が伝わります。
飲み会の案内メールの基本の型
| パーツ | 書き方のポイント | 例 |
|---|---|---|
| 件名 | 目的と日付、出欠の確認であることを入れる | 【出欠のご確認】〇〇さん歓迎会（〇月〇日） |
| 書き出し | 目的を、簡潔に | 〇〇さんの歓迎会を、下記のとおり、開催します。 |
| 詳細 | 日時、場所、会費を、箇条書きで | ■日時 ■場所 ■会費 |
| 出欠の依頼 | 回答期限と、方法 | 〇日までに、このメールに返信してください。 |
| 結び | 参加を強制しない配慮 | ご都合が悪い場合は、お気軽にお知らせください。 |
敬語や言い回しの基本は、文化庁の「敬語の指針」で整理されています。
場面別・飲み会の案内メールの例文
〇〇の部分は、自分の状況に合わせて書き換えてください。
候補日を出して、日程を調整する
主役や、上役の予定を優先して、候補日を3〜4日に絞り、回答期限を決めます。
件名：【日程のご相談】〇〇さん歓迎会について
〇〇部の皆様
お疲れ様です。幹事の〇〇です。
〇〇さんの歓迎会を、開催したいと考えています。つきましては、下記の候補日のうち、ご都合のよい日を、〇日（〇）までに、返信でお知らせください。・〇月〇日（〇）19:00〜
・〇月〇日（〇）19:00〜
・〇月〇日（〇）19:00〜※お店は、日程が決まりしだい、手配します。ご都合が悪い方は、お気軽にお知らせください。
開催の案内を送る
件名：【出欠のご確認】〇〇さん歓迎会（〇月〇日）
〇〇部の皆様
お疲れ様です。幹事の〇〇です。
〇〇さんの歓迎会を、下記のとおり、開催します。■ 日時：〇月〇日（〇）19:00〜21:00
■ 場所：〇〇（住所：〇〇、電話：〇〇）
■ 会費：〇〇〇〇円（当日、集めます）
■ 地図：（URL）出欠を、〇日（〇）17時までに、このメールに返信でお知らせください。食べられないものがある方は、あわせてご連絡ください。
ご都合が悪い場合は、お気軽にお知らせください。
出欠の回答が、まだの人にリマインドする
件名：Re: 【出欠のご確認】〇〇さん歓迎会（〇月〇日）
お疲れ様です。幹事の〇〇です。
歓迎会の出欠の回答期限が、〇日に迫っています。まだ、ご返信をいただいていない方は、〇日の17時までに、ご連絡をお願いします。お店の予約人数の確定に、必要です。参加が難しい場合も、お知らせください。
日程・場所・会費に、変更があった
件名：【変更のご連絡】〇〇さん歓迎会（〇月〇日）
お疲れ様です。幹事の〇〇です。
歓迎会の場所に、変更があります。
変更前：〇〇 → 変更後：〇〇（住所：〇〇）
日時と会費は、変わりません。ご不便をおかけしますが、よろしくお願いします。
前日・当日に、リマインドする
お疲れ様です。幹事の〇〇です。いよいよ明日、〇〇さんの歓迎会です。〇時に、〇〇の前に集合です。お店の場所は、メールの地図をご確認ください。会費は、当日、お持ちください。どうぞ、よろしくお願いします。
終了後に、参加者へお礼を伝える（幹事から）
件名：歓迎会のお礼
〇〇部の皆様
お疲れ様です。幹事の〇〇です。
昨日は、お忙しいなか、歓迎会にご参加いただき、ありがとうございました。おかげさまで、〇〇さんも、楽しんでくれたようです。
会費の集計は、無事に終わりました。ご協力に、感謝いたします。
今後とも、よろしくお願いします。
参加者として、主催者・上司に、お礼を伝える
お礼は、できれば当日の帰りか、翌日の午前中までに、短く伝えます。
お疲れ様です。〇〇です。昨日は、貴重な機会をいただき、ありがとうございました。〇〇のお話が、とても勉強になりました。これからも、ご指導のほど、よろしくお願いいたします。
幹事が、気をつけたいこと
| 気をつけたいこと | ポイント |
|---|---|
| 参加を、強制しない | 「全員参加」ではなく、「ご都合のつく方は、ぜひ」と、任意であることを伝える |
| 飲めない人・苦手な食べ物への配慮 | ソフトドリンクの用意、アレルギーの確認、宗教的な配慮など |
| 会費の扱い | 金額、集め方（当日現金・事前振込）を、はっきり書く |
| 開始・終了の時間を、決めておく | 終わりの時間を知らせると、参加しやすい |
| 個人の事情を、詮索しない | 欠席の理由は、聞かない。「了解しました」と受け止める |
飲み会や誘いを断るときの言い方は、飲み会・誘いを角が立たない断り方｜今日から使える例文で紹介しています。
案内のあとに、気をつけたいこと
- 期限までに、人数を確定する：お店の予約や、人数変更の期限を確認しておく
- 欠席の連絡には、あっさり返す：「承知しました。また、機会があれば、ぜひ」と、プレッシャーをかけない
- お礼は、早めに：幹事も、参加者も、終わったあとの一言で、印象が変わる
- 日程調整の書き方を、使い回す：候補日を示して、回答期限をつける書き方は、日程調整のメールと同じ
日程調整の基本は、日程調整メールの例文7選｜候補日の出し方と返信のコツで、お礼の書き方は、お礼メールの例文8選｜仕事で助けてもらったときの感謝の伝え方で紹介しています。
よくある質問
Q. 参加できない人に、理由を聞いてもいいですか？
A. 理由は、聞かないのが無難です。「ご都合が悪いとのこと、承知しました」と、そのまま受け止めましょう。個人の事情に、立ち入らないことが、配慮になります。
Q. 出欠の返信が来ない人には、どうすればいいですか？
A. 回答期限の前に、一度、リマインドを送ります。それでも返信がない場合は、直接、声をかけるなど、相手の負担にならない方法で確認しましょう。
Q. 会費は、いくらにするのがいいですか？
A. お店のコースや、参加人数、職場の慣習によって異なります。上司や、過去の幹事に確認して、無理のない金額を決めましょう。
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