取引先に電話をかけることになって、受話器を取る前から緊張してしまう。「最初に何と名乗ればいいのか」「担当者がいなかったら、どう伝えればいいのか」と、頭のなかで何度もシミュレーションしていませんか。ビジネス電話のかけ方は、「用件のメモを用意する」「名乗って、相手の都合を聞く」「結論から話して、最後に復唱する」の3つが基本です。この記事では、かける前の準備から、不在時の対応まで、場面別にそのまま使える例文を紹介します。
結論：電話は「準備・名乗り・結論から」で落ち着いて
電話は、相手の時間を使う連絡です。事前に準備をしておくと、短く、的確に伝えられます。次の3つを意識しましょう。
- 用件を、メモにまとめてから、かける：伝えたいことを、箇条書きで3つ程度に整理しておく。聞きたいことも、書いておく
- 名乗って、相手の都合を聞く：会社名・名前を名乗り、「いま、お時間よろしいでしょうか」と、確認する
- 結論から話し、最後に復唱する：電話は、あとから確認できないので、重要な内容は、繰り返して確認する
緊張したときは、最初の名乗りと、用件の一言目だけ、メモに書いておくと安心です。
電話をかける、時間帯の目安
| 時間帯 | 目安 | 理由 |
|---|---|---|
| 平日の10時〜16時 | かけやすい | 始業直後や終業間際を避けられ、相手が対応しやすい |
| 始業直後（9時台） | 避けるのが無難 | 朝礼やメールの確認で、忙しい場合が多い |
| 12時〜13時ごろ | 避ける | 昼休みで、不在の人が多い |
| 終業間際（17時以降） | 急ぎでなければ避ける | 退社の準備や、締め作業で、忙しい場合がある |
相手の会社や、業種によって、忙しい時間帯は違います。分かる範囲で、相手の都合に配慮しましょう。
ビジネス電話のかけ方の基本の流れ
| 順番 | やること | 言葉の例 |
|---|---|---|
| 1. 名乗る | 会社名・名前を、はっきり | お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇と申します。 |
| 2. 取り次ぎを頼む | 担当者の部署と名前を、伝える | 〇〇部の〇〇様を、お願いできますでしょうか。 |
| 3. 担当者に、あらためて名乗る | つながったら、もう一度名乗り、都合を聞く | 株式会社〇〇の〇〇です。いま、お時間よろしいでしょうか。 |
| 4. 用件を、結論から話す | 要点を、簡潔に | 〇〇の件で、ご連絡しました。結論から申し上げますと、〜 |
| 5. 復唱して、確認する | 日時・数字・名前は、繰り返す | 〇日の14時、で間違いございませんでしょうか。 |
| 6. お礼を伝えて、切る | 相手が切ったあと、受話器を置く | お忙しいところ、ありがとうございました。失礼いたします。 |
敬語や言い回しの基本は、文化庁の「敬語の指針」で整理されています。
場面別・ビジネス電話のかけ方の例文
〇〇の部分は、自分の状況に合わせて書き換えてください。
初めての取引先に、電話をかける
お忙しいところ、恐れ入ります。株式会社〇〇の〇〇と申します。〇〇の件で、ご担当の方に、お取り次ぎをお願いできますでしょうか。
担当者への取り次ぎを、頼む（取引のある相手）
お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇と申します。〇〇部の〇〇様を、お願いできますでしょうか。
担当者につながったとき、用件を伝える
お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。いま、お時間よろしいでしょうか。
（了承されたら）〇〇の件で、ご連絡しました。結論から申し上げますと、お約束の〇日の打ち合わせを、〇日に変更をお願いしたく、お電話しました。
担当者が不在のとき、折り返しをお願いする
さようでございますか。それでは、お戻りになりましたら、お電話をいただけますでしょうか。私は、株式会社〇〇の〇〇です。電話番号は、〇〇〇〇です。〇時以降は、席におります。
担当者が不在のとき、伝言をお願いする
それでは、恐れ入りますが、伝言をお願いできますでしょうか。〇〇の件で、〇日までに、ご確認をいただきたい、とお伝えください。私は、株式会社〇〇の〇〇です。念のため、また、あらためて、お電話します。
簡単な確認だけを、手短に伝える
お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。〇〇様、いま、1分だけ、よろしいでしょうか。〇日にお送りした資料は、届いていますでしょうか。…ありがとうございます。それだけの確認でした。失礼いたします。
留守番電話に、メッセージを残す
株式会社〇〇の〇〇です。〇〇の件で、お電話しました。〇日〇時ごろに、あらためてお電話します。お急ぎでしたら、〇〇〇〇まで、ご連絡ください。失礼いたします。
かけ間違いをしたとき
失礼いたしました。番号を、間違えてお電話してしまいました。申し訳ございません。（電話を切る）
電話で避けたい言い方と、言い換え
| 避けたい言い方 | 言い換え例 |
|---|---|
| 〇〇さんいますか？ | 〇〇部の〇〇様を、お願いできますでしょうか |
| えっと、あの、その…と前置きが長い | 〇〇の件で、ご連絡しました。結論から申し上げますと、〜 |
| また、かけ直します（相手の都合を聞かない） | 〇時ごろ、あらためてお電話してもよろしいでしょうか |
| お名前を聞いても、名乗らない | 会社名と、フルネームで、はっきり名乗る |
| いきなり、長い説明を始める | 先に、「いま、お時間よろしいでしょうか」と確認する |
電話を受ける側の言い方は、電話の取り次ぎの言い方｜不在・外出中の例文8選と敬語の注意で紹介しています。
電話をかける前に、確認しておきたいこと
- 相手の部署・名前・番号を、確認する：かけ間違いを防ぐ。取り次いでもらうときの、正しい漢字・読み方も確認する
- 静かな場所から、かける：周りの音が大きいと、聞き取りにくい。落ち着いた環境を選ぶ
- メモとペンを、手元に置く：相手の話を、メモできるようにしておく
- 用件が複雑なら、メールを併用する：電話のあと、要点をメールで送ると、行き違いを防げる
やわらかく依頼や確認をするときの言葉は、クッション言葉の使い方｜依頼・断り・指摘で使える一覧と例文7選も参考にしてください。
よくある質問
Q. 電話とメールは、どちらを使えばいいですか？
A. 急ぎの用件や、相手の反応をすぐに確認したいときは、電話が向いています。記録を残したい内容や、複雑な内容は、メールのほうが確実です。電話のあとに、要点をメールで送る方法も、よく使われます。
Q. 担当者が不在のとき、何度もかけ直してもいいですか？
A. 何度もかけると、相手の負担になります。一度、折り返しをお願いするか、メールで連絡して、相手の都合のよい時間を聞くのがおすすめです。
Q. 電話で緊張して、言葉が出てきません。
A. 最初の名乗りと、用件の一言目を、メモに書いておくと安心です。慣れるまでは、短い電話から、少しずつ経験を積みましょう。
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