会社の電話に出たら、「〇〇さんをお願いします」と言われたけれど、本人は席にいない。「いらっしゃいません」と言っていいのか、「席を外しております」とどう違うのか、頭が真っ白になった経験はありませんか。電話の取り次ぎは、「自社の人には敬語を使わない」「不在の理由と戻り時間を伝える」「用件を聞いて復唱する」の3つが基本です。この記事では、在席・離席・外出・会議中など、場面別の言い方と、そのまま使える例文を紹介します。
結論：取り次ぎは「身内に敬語を使わず、次の動きを伝える」
電話の取り次ぎで、特につまずきやすいのは、社外の人に対して、自社の人をどう呼ぶかです。次の3つを覚えておくと、迷いにくくなります。
- 自社の人には、敬称をつけない：社外の相手に対しては、上司でも「部長の田中は」と言う（「田中部長は」とは言わない）
- 自社の人の行動に、尊敬語を使わない：「いらっしゃいません」ではなく「おりません」、「おっしゃっていました」ではなく「申しておりました」
- 相手に、次の選択肢を示す：「戻りしだい、折り返しましょうか」「ご伝言を承りましょうか」と、提案する
社内の人どうしでは、普通に「さん」付けで構いません。相手が社外の人かどうかで、言い方を切り替えます。
電話を取り次ぐ、基本の流れ
| 順番 | やること | 言い方の例 |
|---|---|---|
| 1. 名乗る | 会社名・部署と、自分の名前を告げる | お電話ありがとうございます。株式会社〇〇、〇〇部の〇〇です。 |
| 2. 相手を確認する | 相手の会社名・名前をうかがう | 株式会社〇〇の〇〇様でいらっしゃいますね。いつもお世話になっております。 |
| 3. 取り次ぐ・状況を伝える | 在席なら取り次ぐ。不在なら理由を伝える | 〇〇ですね。ただいま、おつなぎいたします。少々お待ちください。 |
| 4. 用件を聞く（不在のとき） | 折り返しか、伝言かをたずねる | 戻りしだい、折り返しましょうか。 |
| 5. 復唱する | 用件と連絡先を、繰り返して確認する | 繰り返します。〇〇の件で、〇日までにご連絡、でよろしいでしょうか。 |
| 6. 締める | 自分の名前を再度名乗り、電話を切る | 私、〇〇が承りました。失礼いたします。 |
電話は、メールと違い、切ったあとに内容を確認できません。必ず、自分でメモを取り、最後にポイントを復唱して、行き違いを防ぎましょう。
状況別・不在の理由の言い方
| 状況 | 言い方の例 | ポイント |
|---|---|---|
| 席を外している（社内にいる） | ただいま、席を外しております。 | 「トイレ」「食事」などの理由は、言わなくてよい |
| 外出している | あいにく、外出しております。〇時ごろ、戻る予定です。 | 戻り時間が分かれば、伝える |
| 会議中・来客中 | ただいま、会議中でございます。〇時ごろ、終了する予定です。 | 終わる時間の目安を添える |
| 電話中 | ただいま、他の電話に出ております。 | 少し待ってもらうか、折り返しを提案する |
| 休みを取っている | 本日は、お休みをいただいております。〇日に出社する予定です。 | 休む理由や、日にちの詳細は、伝えすぎない |
| すでに退社している | 本日は、すでに退社いたしました。 | 「帰りました」より、丁寧な言い方に |
敬語や言い回しの基本は、文化庁の「敬語の指針」で整理されています。
場面別・電話の取り次ぎの言い方と例文
〇〇の部分は、自分の状況に合わせて書き換えてください。
在席していて、そのまま取り次ぐ
お電話ありがとうございます。株式会社〇〇、〇〇部の〇〇です。
（相手が名乗る）
株式会社〇〇の〇〇様でいらっしゃいますね。いつもお世話になっております。
〇〇ですね。ただいま、おつなぎいたします。少々お待ちください。
席を外していて、折り返しを提案する
申し訳ございません。〇〇は、ただいま、席を外しております。戻りしだい、こちらから折り返しお電話させましょうか。恐れ入りますが、お電話番号を、お聞かせいただけますでしょうか。
外出中で、戻り時間が分かっているとき
あいにく、〇〇は、外出しております。〇時ごろ、戻る予定です。戻りましたら、私から〇〇にお伝えし、お電話いたしましょうか。
会議中のとき
申し訳ございません。〇〇は、ただいま、会議中でございます。〇時ごろ、終了する予定です。会議が終わりしだい、折り返しお電話いたしましょうか。
伝言を受ける
伝言は、「いつ・誰から・何の件で・どうしてほしいか」を、メモに取ります。
承知いたしました。ご伝言を、承ります。株式会社〇〇の〇〇様から、〇〇の件で、〇日までにお電話がほしい、ということでよろしいでしょうか。お電話番号は、〇〇でお間違いないでしょうか。私、〇〇が承りました。
お休みを取っているとき
申し訳ございません。〇〇は、本日、お休みをいただいております。〇日に出社の予定です。お急ぎでしたら、代わりの者が承ります。
相手の名前や用件が、聞き取れなかったとき
聞き取れないときは、「電話が遠い」と、お願いの形で、もう一度うかがいます。
恐れ入ります。お電話が少し遠いようです。もう一度、お名前をお聞かせいただけますでしょうか。
担当が分からないとき、他の人に確認する
〇〇の件でございますね。担当の者に、確認いたします。少々お待ちください。
（確認して戻る）
お待たせいたしました。担当の〇〇が、すぐにお電話に出ます。おつなぎいたします。
取り次ぎで間違えやすい表現と、言い換え
| 間違いやすい表現 | 言い換え例 |
|---|---|
| 田中部長は、いらっしゃいません | 部長の田中は、おりません |
| 田中さんは、席を外しています | 田中は、席を外しております |
| 田中が、おっしゃっていました | 田中が、申しておりました |
| どなたですか？ | 失礼ですが、お名前をうかがってもよろしいでしょうか |
| 了解しました（お客様や取引先への返事） | 承知いたしました |
| 分かりません | 確認いたしますので、少々お待ちください |
電話のときの「お世話になっております」の使い方は、お世話になっておりますの使い方｜お世話になりますとの違いと例文6選で紹介しています。
電話対応のあとに、気をつけたいこと
- 伝言は、早めに本人に伝える：メモを机に置くだけでなく、口頭やチャットでも伝える
- 用件を、正確に伝える：メモを見ながら、「いつ・誰から・何の件か」を、はっきり伝える
- 折り返しの約束は、守る：「戻りしだい」と伝えたなら、本人にすぐ伝える
- 慣れるまでは、メモを手元に置く：電話の近くに、定型のメモ用紙と、言い方のメモを置いておくと安心
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よくある質問
Q. 社外の人に、上司のことを「〇〇部長」と呼んではいけませんか？
A. 社外の人に対して、自社の人の話をするときは、役職をあとに置いて、「部長の〇〇」と言うのが一般的です。「〇〇部長」は、敬称をつけた言い方になるため、避けるほうが無難です。
Q. 電話に出たとき、会社名を言うのが緊張します。
A. 会社名と部署、自分の名前だけを、決まった形で練習しておくと、慣れてきます。電話の近くに、最初の挨拶を書いたメモを貼っておくのもおすすめです。
Q. 不在の理由は、詳しく話したほうがいいですか？
A. 詳しい理由は、必要ありません。「席を外しております」「外出しております」程度で十分です。休みの理由や、行き先などは、伝えすぎないようにしましょう。
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