電車が止まってしまい、このままでは取引先との打ち合わせに間に合わない。焦るなかで、「何から伝えればいいのか」「電話とメールのどちらがいいのか」と迷っていませんか。打ち合わせに遅れるときの連絡は、「お詫び」「到着の見込み」「相手にお願いしたいこと」の3つを、できるだけ早く、短く伝えるのが基本です。この記事では、取引先・社内会議・オンライン会議など、場面別のそのまま使える例文を紹介します。
結論：遅れると分かった時点で、見込みとセットで連絡する
遅刻の連絡で、いちばん大切なのは、早さです。理由を詳しく説明するよりも、「いつごろ着けそうか」が分かるほうが、相手は次の動きを決められます。
- 分かった時点ですぐ：間に合わないと気づいた時点で連絡する。ぎりぎりまで待たない
- 到着の見込みを必ず入れる：「〇時〇分ごろ」と、できるだけ具体的に。読めない場合は「分かり次第、再度ご連絡します」と添える
- 相手に選択肢を渡す：「先に始めていただけますか」「日程を変更したほうがよいでしょうか」と、相手の都合に合わせる姿勢を示す
理由は、「電車の遅延のため」など、ひとことで十分です。言い訳に聞こえないよう、事実だけを書きましょう。
連絡手段の選び方
状況によって、使いやすい手段が違います。電車の中など、電話ができないときは、まずメールやチャットで第一報を入れ、降りてから電話で補う方法がよく使われます。
| 状況 | おすすめの手段 | ひとこと |
|---|---|---|
| 電車の中・移動中で電話できない | メール・チャット | まず第一報を送り、降りたら電話で状況を補う |
| 開始の直前（数分前） | 電話 | メールを読む余裕がない相手には、電話が確実 |
| 社内会議・チーム内 | チャット | 普段使っている連絡手段に合わせる |
| オンライン会議 | チャット（またはメール） | 参加できるタイミングも、あわせて伝える |
| 大幅に遅れそうなとき | 電話＋メール | 日程の変更も含めて、相談する |
電車の遅延の場合は、遅延証明書がもらえることがあります。必要になる場面もあるため、駅で受け取れるときは、もらっておくと安心です。
遅れる連絡の基本の型
| 順番 | 伝える内容 | 例 |
|---|---|---|
| 1. 名乗りと用件 | 誰が、何の約束に遅れるのか | 本日〇時のお打ち合わせでお約束している〇〇です。 |
| 2. お詫びと理由 | 遅れることへのお詫び、理由はひとこと | 電車の遅延により、遅れる見込みです。申し訳ございません。 |
| 3. 到着の見込み | 何時ごろに着くか | 〇時〇分ごろに到着できる見込みです。 |
| 4. 相手へのお願い | どうしてほしいか | 先に始めていただけますでしょうか。 |
| 5. 結び | 今後の連絡の約束 | 状況が変わりましたら、すぐにご連絡いたします。 |
敬語の使い方に迷ったときは、文化庁の「敬語の指針」が参考になります。
場面別・打ち合わせに遅れるときの連絡の例文
〇〇の部分は、自分の状況に合わせて書き換えてください。
取引先を訪問する途中で、電車が遅れたとき
社外の相手には、お詫びをていねいにし、見込みと、お願いしたいことを添えます。
件名：【お詫び】本日のお打ち合わせに遅れる件（株式会社〇〇 〇〇）
株式会社〇〇 〇〇様
お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
本日〇時のお打ち合わせにうかがう途中ですが、電車の遅延により、到着が〇時〇分ごろになる見込みです。
お時間をいただいているにもかかわらず、申し訳ございません。
ご都合がよろしければ、先に〇〇様と〇〇から、お話を始めていただけますでしょうか。
状況が変わりましたら、すぐにご連絡いたします。
数分だけ遅れそうなとき（取引先・短い連絡）
お世話になっております。〇〇です。
〇分ほど遅れそうです。〇時〇分には到着できる見込みです。
お待たせして、申し訳ございません。
社内会議に遅れるとき（チャット）
社内では、簡潔に伝えて、会議の進行を止めないようにします。
お疲れ様です。前の打ち合わせが長引いており、〇時の会議に、10分ほど遅れそうです。
先に始めていただいて大丈夫です。〇〇の件は、のちほど資料で確認します。
オンライン会議に遅れるとき
お疲れ様です。〇〇です。
前の予定が延びており、〇時の会議への参加が、〇分ほど遅れそうです。
先に始めていただけますでしょうか。参加できしだい、チャットでお知らせします。
大幅に遅れそうで、日程の変更をお願いするとき
大きく遅れて、会議の時間に間に合わないときは、無理に参加せず、日程の変更を相談します。
件名：【日程変更のお願い】本日のお打ち合わせについて
株式会社〇〇 〇〇様
お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
電車の運転見合わせにより、本日〇時のお打ち合わせに、大幅に遅れる見込みです。
お待たせするのは申し訳ないため、日程を改めていただくことは可能でしょうか。
ご都合のよい日時を、いくつか教えていただけますと幸いです。
直前のご連絡となり、誠に申し訳ございません。
到着して、遅れたことをお詫びするとき（一言）
会議の冒頭でお詫びを伝え、すぐに本題に入ります。
お待たせして、申し訳ございません。〇〇です。お時間をいただき、ありがとうございます。それでは、〇〇の件からお願いします。
会議のあとに、お詫びとお礼を伝えるメール
件名：本日のお打ち合わせのお礼とお詫び（株式会社〇〇 〇〇）
株式会社〇〇 〇〇様
お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
本日は、貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。
また、遅れてしまい、ご迷惑をおかけしましたことを、あらためてお詫び申し上げます。
本日の内容をもとに、〇日までに〇〇をお送りいたします。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
避けたい言い方と言い換え
| 避けたい表現 | 言い換え例 |
|---|---|
| 少し遅れます（時間なし） | 〇時〇分ごろに到着できる見込みです |
| 電車が遅れていて、どうなるか分かりません | 現時点で〇時〇分の見込みです。状況が変わりしだい、ご連絡します |
| 遅れてすみません（のみ） | 遅れて申し訳ございません。先に始めていただけますでしょうか |
| もうすぐ着きます | 〇時〇分に到着する見込みです（時刻を数字で伝える） |
出社の遅刻を上司に伝えるときは、上司への遅刻LINEで紹介しています。
遅れを減らすための小さな工夫
- 余裕を持って出発する：移動が長い訪問は、早めに着いて近くで待つくらいの計画にする
- 乗り換えの代案を調べておく：遅延が起きたときの、別ルートを確認しておく
- 連絡先を、すぐ出せるようにする：相手の電話番号を、スマホに登録しておく
- 遅れたあとの対応も忘れない：お詫びとお礼を、当日中に一言メールで送っておく
よくある質問
Q. 遅れるとき、電話とメールのどちらで連絡すべきですか？
A. 電車の中など、電話ができない場合は、まずメールやチャットで第一報を入れ、降りてから電話するのが一般的です。開始時刻が目前の場合は、電話のほうが確実に伝わります。
Q. 遅れる理由は、詳しく説明したほうがいいですか？
A. 詳しい説明は不要です。「電車の遅延のため」など、事実をひとことで伝え、到着の見込みを優先しましょう。
Q. どのくらい遅れたら、日程変更をお願いするべきですか？
A. 決まった基準はありませんが、相手の予定に影響が大きいほど、変更を相談したほうがよいでしょう。大幅に遅れそうなときは、遅れの見込みを伝えたうえで、「先に進めるか、日程を改めるか」を、相手に選んでもらうと安心です。
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