会議が終わったあと、議事録を作ったものの、「どんなメールで送ればいいのか」「どこまで書けばいいのか」と、送信前に手が止まっていませんか。議事録メールは、「会議の概要」「決まったこと」「次にやること（担当と期限）」の3つを、当日中に、短くまとめて送るのが基本です。この記事では、議事録を共有するメールの型と、社内・社外・欠席者向けなど、場面別にそのまま使える例文を紹介します。
結論：議事録は「当日中に、決定事項とやることを短く」
議事録は、記録を残すだけでなく、会議の結果を、次の行動につなげるための連絡でもあります。次の3つを意識すると、読まれやすくなります。
- 当日中か、翌営業日の午前中に送る：記憶が新しいうちに共有すると、確認や修正が早く済む
- 本文は、短くまとめる：決まったこと、やること（誰が、いつまでに）、次回の予定を、5行ほどで
- 詳細は、添付や下に：全文の議事録は添付し、本文には、要点だけを書く
読む側が知りたいのは、「結局、何が決まったのか」「自分は何をすればいいのか」です。それが、最初の数行で分かるように書きましょう。
議事録に入れたい項目
| 項目 | 書く内容の例 |
|---|---|
| 日時・場所 | 〇月〇日（〇）14:00〜15:00 会議室A／オンライン |
| 参加者 | 出席者の名前と、欠席者 |
| 議題 | 話し合ったテーマ |
| 決定事項 | 会議で決まったこと。結論だけを、箇条書きで |
| やること（アクション） | 誰が、何を、いつまでに |
| 保留・未決事項 | 結論が出なかったこと、次回に持ち越すこと |
| 次回の予定 | 日時、議題 |
発言の一言一句を、すべて書く必要はありません。「決まったこと」と「やること」が分かる形に、整理しましょう。
議事録メールの基本の型
| パーツ | 書き方のポイント | 例 |
|---|---|---|
| 件名 | 会議名と日付、議事録であることを入れる | 【議事録】〇〇定例会議（〇月〇日） |
| 書き出し | お礼と、議事録を送る旨 | 本日は、お時間をいただき、ありがとうございました。議事録をお送りします。 |
| 要点 | 決定事項とやることを、箇条書きで | ・決定事項：〇〇 ・担当：〇〇さん（〇日まで） |
| 確認のお願い | 修正があれば、期限までに連絡してもらう | 内容に相違があれば、〇日までにご連絡ください。 |
| 結び | 次回の予定と、お礼 | 次回は、〇月〇日（〇）です。よろしくお願いいたします。 |
敬語や言い回しの基本は、文化庁の「敬語の指針」で整理されています。
場面別・議事録メールの例文
〇〇の部分は、自分の状況に合わせて書き換えてください。
社内の定例会議のあとに、送る
件名：【議事録】〇〇定例会議（〇月〇日）
関係者各位
お疲れ様です。〇〇です。
本日の〇〇定例会議の議事録を、添付しますので、ご確認ください。■ 決定事項
・〇〇は、〇〇の方向で進める
・〇〇の予算は、〇〇円とする■ やること
・〇〇さん：〇〇の資料作成（〇日まで）
・〇〇さん：〇〇への連絡（〇日まで）■ 次回
〇月〇日（〇）14:00〜内容に相違がありましたら、〇日までにご連絡ください。
社外との打ち合わせのあとに、お礼とともに送る
件名：【お礼と議事録】〇〇のお打ち合わせ（〇月〇日）（株式会社〇〇 〇〇）
株式会社〇〇 〇〇様
お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
本日は、貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。
お打ち合わせの内容を、下記のとおり、まとめました。
・決定事項：〇〇
・弊社の対応：〇〇を、〇日までにお送りします
・貴社へのお願い：〇〇のご確認を、〇日までにお願いします
認識に違いがありましたら、お知らせください。引き続き、よろしくお願い申し上げます。
欠席した人に、共有する
欠席者には、自分に関係する決定事項と、やることを、特に分かりやすく伝えます。
件名：【議事録】〇〇会議（〇月〇日）ご欠席の方へ
〇〇さん
お疲れ様です。〇〇です。
本日の会議の議事録を、共有します。ご欠席でしたので、〇〇さんに関わる点を、先にお伝えします。
・〇〇の件が、〇〇に決まりました
・〇〇さんに、〇〇の確認をお願いしたく、〇日までにお願いできますでしょうか。
ご不明な点があれば、お知らせください。
簡単な内容を、チャットで共有する
お疲れ様です。先ほどの打ち合わせの要点を、共有します。
・〇〇は、〇〇で進める
・〇〇さん：〇日までに〇〇
詳細は、共有フォルダの議事録を、ご確認ください。
議事録の確認と、修正をお願いする
お疲れ様です。〇〇です。
本日の議事録の案を、お送りします。内容に誤りや、抜けているところがないか、ご確認いただけますでしょうか。〇日の午前中までに、修正のご連絡をいただけますと、助かります。ご連絡がなければ、このまま確定とさせていただきます。
決まったことの期限が近づいたときの、リマインド
お疲れ様です。〇〇です。
〇月〇日の会議で決まった、〇〇の件ですが、期限が〇日に近づいてきましたので、念のためご連絡します。進み具合を、教えていただけますでしょうか。
議事録の内容を、訂正して再送する
件名：【訂正】【議事録】〇〇会議（〇月〇日）
関係者各位
お疲れ様です。〇〇です。
先ほどお送りした議事録に、誤りがありました。お詫びして、訂正します。
誤）〇〇の期限：〇日
正）〇〇の期限：〇日
訂正版を、添付します。ご確認ください。
伝わりにくい書き方と、直し方
| 伝わりにくい書き方 | 直し方 |
|---|---|
| 議事録を添付します。（それだけ） | 本文に、決定事項とやることを、数行で書く |
| 誰が、いつまでにやるのか、書かれていない | 担当者と期限を、「〇〇さん：〇日まで」と明記する |
| 発言が、そのまま並んでいる | 決定事項と、やることに、整理する |
| 会議から、何日もたってから送る | 当日中か、翌営業日の午前中に送る |
| 修正の期限がない | 「〇日までに」と、確認の期限を決める |
メールの件名の書き方は、メールの件名の付け方｜要件がひと目で伝わる書き方と例文12選でも紹介しています。
送ったあとに、気をつけたいこと
- 期限が近づいたら、確認する：決まったことの期限を、カレンダーに入れておき、早めにリマインドする
- 修正の連絡に、すぐ対応する：指摘があれば、早めに訂正版を送り、最新の版を共有する
- 社外の人には、送る範囲に注意する：社内だけの内容が、混ざっていないか確認する
- 次回の会議の前に、見返す：前回の決定事項が、進んでいるか、確認する
会議での発言のしかたは、会議での発言の切り出し方｜新人・若手が一言目に使える例文8選でも紹介しています。
よくある質問
Q. 議事録は、本文に書くのと、添付するのと、どちらがいいですか？
A. 要点は本文に書き、全文は添付するのが、読みやすい方法です。短い会議なら、本文だけで完結させても構いません。
Q. 議事録は、いつまでに送ればいいですか？
A. 会議当日中か、遅くとも翌営業日の午前中が理想です。時間がたつと、記憶があいまいになり、確認も遅れます。
Q. 議事録を作ったことを、上司に確認してもらう必要はありますか？
A. 重要な会議や、社外に送る議事録は、上司に確認してもらってから送ると、安心です。会社のルールに合わせて、対応してください。
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